La sous-traitance vers Madagascar présente de nombreux avantages considérables, notamment le gain de temps et le tarif de prestations abordable. Toutefois, réussir cette stratégie et tirer parti de tous ces atouts restent un parcours difficile pour les entreprises. Heureusement, ces quelques conseils vous permettront certainement d’atteindre vos objectifs. Avant de sélectionner votre prestataire, définissez bien vos besoins afin de pouvoir élaborer un cahier des charges précis. Il est également préférable de comparer toutes les offres disponibles lors du choix de la bonne agence. Puis, établissez un contrat en béton et un comité de pilotage pour assurer le succès de votre projet. Détails !

Bien définir les besoins de votre entreprise

La première étape pour réussir votre projet de sous-traitance est de bien définir les besoins de votre entreprise. Quel que soit le travail que vous souhaitez sous-traiter à Madagascar, il est crucial de prendre du recul. Commencez par faire le point sur le fonctionnement de votre organisation. Procédez à la séparation des tâches annexes de celles qui font partie de l’activité principale de votre société. Cela vous permettra d’identifier les tâches chronophages, mais à faible ou moyenne valeur ajoutée. Par ailleurs, il est également important de faire l’analyse de vos résultats. Ceci, afin de pouvoir déterminer facilement vos attentes en matière de qualité et de performance.

Établir un bon cahier des charges

Définir vos besoins et vos attentes vous permet d’établir un bon cahier des charges. Ce document réunit toutes les informations indispensables relatives aux tâches que vous allez confier à l’agence sous-traitante. Il s’agit, par exemple, des matériels à utiliser, des ressources humaines et des compétences nécessaires. Vous pouvez également y imposer la méthode de travail à adopter pour gérer chaque tâche. Cette fiche de mission vous permet donc de lever toute ambiguïté entre vous et le prestataire. Aussi, elle fournira de ligne directrice claire à l’agence afin qu’elle puisse livrer des résultats conformes à vos attentes.

Miser sur la qualité des prestations

La rédaction du cahier des charges facilitera la recherche du bon partenaire. Ainsi, vous pouvez comparer toutes les offres disponibles sur les services que vous souhaitez sous-traiter à Madagascar. Bien qu’il soit essentiel de considérer le coût, celui-ci ne doit pas être le seul élément déterminant votre choix. Le mieux est aussi de miser sur la qualité des prestations. Plusieurs sociétés peuvent, en effet, proposer un tarif alléchant, mais fournissent ensuite un travail peu fiable. Un prix exorbitant ne signifie pas pour autant un service de grande qualité. Il faut prendre le temps de consulter les antécédents de l’agence sous-traitante. Passez en revue les témoignages et avis de ses précédents clients. Évaluez méticuleusement le rapport qualité-prix avant de signer un contrat avec votre futur collaborateur.

Bien rédiger votre contrat

La sous-traitance est une opération stratégique à aborder avec précaution. Elle doit être scellée par un contrat solide rédigé clairement avec toutes les précisions. Elle doit mentionner vos exigences en termes de niveau de qualité et de performance. Aussi, ce document doit énoncer les traits suivants :

  • l’objet et la durée de la collaboration,
  • les conditions financières, comme la modalité de paiement et la facturation,
  • les clauses de confidentialités et de sécurité des données professionnelles,
  • les ressources matérielles et humaines de l’entreprise sous-traitante,
  • les conditions et délais de livraison.

Par ailleurs, il s’avère judicieux de mettre en place une phase de test avant de signer un contrat définitif. Afin de garantir les opérations, il est préférable de procéder à une période d’essai pour examiner les capacités du prestataire.

Mettre en place des suivis et contrôles réguliers

Au cours du processus de sous-traitance à Madagascar, il est essentiel de veiller au bon déroulement des opérations réalisées. Gardez la mainmise sur vos activités. Mettez en place des suivis et contrôles réguliers en exigeant, par exemple, des rapports mensuels ou hebdomadaires. Établissez un comité de pilotage composé de membres de votre entreprise et ceux de l’agence sous-traitante. Ce système vous aidera à assurer que le prestataire respecte bien votre cahier des charges. Il vous permet également de faire le point sur l’évolution de vos activités externalisées. Enfin, il facilitera l’identification des problèmes avant qu’ils n’affectent votre projet.

Toujours anticiper le backsourcing

Lorsque vous procédez à la sous-traitance, il faut toujours mettre en place une stratégie de backsourcing. En effet, il reste judicieux de vous préparer à tout reprendre quand le contrat prendra fin. Cette anticipation vous permet de veiller à la continuité des services, quelle que soit la situation. Elle facilite également la recherche de bonnes formules de réintégration des tâches sans causer des bouleversements dans votre organisation. Ce qui aidera vos équipes à prendre aisément le relais en interne.