Vous avez trouvé un espace plus adapté à votre travail ou moins cher pour votre société à Paris ? Vous devez quitter votre emplacement actuel ? La préparation d’un déménagement professionnel est différente d’un changement d’adresse traditionnel, mais avec quelques détails similaires. Si vous organisez un déménagement de société à Paris, vous devrez accomplir une série de formalités et entreprendre certaines démarches pour mettre à jour votre statut. En effet, le changement de siège nécessite un certain nombre d’opérations indispensables à l’obtention d’un nouveau relevé Kbis pour l’entreprise. Toutes ces étapes nécessitent un délai de plusieurs mois, parfois même un an ou plus. Il est donc important de le faire à l’avance pour ne rien manquer. Passons en revue les démarches à accomplir dans ce contexte.

Envoi du préavis au propriétaire des locaux

Avant de chercher un professionnel spécialisé dans le déménagement de société à Paris, comme https://www.organidem.fr, vous devez tout d’abord envoyer votre préavis.

Si vous êtes locataire du fonds de commerce, vous devez notifier au propriétaire votre intention de quitter le logement par courrier recommandé avec accusé de réception, dans le respect du délai de préavis légal (généralement 3 ou 6 mois).

Fermeture et ouverture du contrat

Tous les contrats liés à l’ancien site de l’entreprise doivent être conclus ou transférés. Il est donc important de répertorier tous les contrats concernés et d’envisager la meilleure solution. Cela peut inclure, entre autres, les accords suivants :

Contrats d’assurance multirisques et bâtiments tertiaires

Contrats énergétiques (électricité, gaz, etc.)

Contrat d’eau.

Dans la mesure du possible, vous pouvez opter pour des transferts simples, plus faciles et plus avantageux. Dans tous les cas, il est recommandé de mettre en place une redirection du courrier en bureau de poste pendant 24 mois pour éviter les risques de perte de documents importants.

Annonce officielle du déménagement de société à Paris

Le déménagement de société à Paris nécessite certaines formalités obligatoires. Dans un premier temps, vous devez déposer votre dossier à votre Centre de Traitement (CFE) local.

Déménagement du siège social

Ce processus important implique plusieurs étapes. Tout d’abord, la décision de transférer le siège social doit être prise par l’autorité compétente, généralement les actionnaires. Cette résolution devra ensuite être confirmée lors de l’assemblée générale et le procès-verbal de la réunion extraordinaire sera dressé. Les parties des statuts de votre société qui concernent votre siège social devront être modifiées pour refléter votre nouvelle adresse et tout changement associé. Si le transfert n’entraîne pas de modification du registre de référence, il suffit de publier une nouvelle annonce légale au Bulletin officiel des annonces légales. En revanche, si le transfert entraîne une modification du registre de référence, une nouvelle annonce légale doit être publiée au journal officiel des annonces légales des deux départements.

Mettre à jour les documents internes

Bien entendu, l’entreprise devra mettre à jour tous les documents administratifs et commerciaux pour indiquer la nouvelle adresse. Ceci s’applique à tous les médias contenant ces données :

  • Documents administratifs, tels que fiches de paie, devis, factures, bons de commande et autres courriers
  • Documents commerciaux, comme cartes de visite, brochures, livrets, flyers, documents, etc
  • Site Web de l’entreprise (mentions légales)
  • Réseau social d’entreprise.
  • Documents d’immatriculation des véhicules utilitaires, etc

 

Informations des partenaires, prestataires et clients de votre déménagement de société à Paris

Il convient d’informer les différents partenaires de votre entreprise (banques, prestataires, clients, fournisseurs, investisseurs, etc.) du déménagement de société à Paris. Même si la procédure judiciaire présente cette particularité, il est préférable d’envoyer l’information directement au partenaire visé pour éviter les problèmes.

Pour ce faire, il est conseillé d’envoyer au préalable une lettre d’information ou un email aux partenaires suivants :

  • Conseiller bancaire de l’entreprise
  • Comptable d’entreprise
  • Les fournisseurs de l’entreprise
  • Prestataire de services en entreprise
  • Les clients de l’entreprise
  • Perspectives
  • Associé
  • Assurance sociale
  • URSSAF
  • Annuaires en ligne, etc.

Le déménagement de société à Paris doit également être déclaré au fisc pour le calcul de la contribution nouvelle à la création d’entreprise (CFE). Cette déclaration doit être effectuée à l’aide d’une déclaration 1447-C et doit être produite avant le 31 décembre de l’année.